„Was kostet eine eigene Software?“ ist die zweite Frage im Erstgespräch — direkt nach „Können Sie das überhaupt bauen?“. Eine ehrliche Antwort ist nicht „kommt darauf an“. Sie ist: meistens zwischen 8.000 € und 80.000 €, manchmal mehr — und ich kann Ihnen erklären warum.
Drei Klassen von Vorhaben — und drei Preisrahmen
Die Bandbreite an Individualsoftware-Projekten verteilt sich in der Praxis ziemlich klar auf drei Gewichtsklassen. Die Übergänge sind fließend, aber die meisten Anfragen lassen sich nach 30 Minuten Gespräch sauber einem Bereich zuordnen.
Klasse 1 — Einzweck-Werkzeug · 8.000 € bis 18.000 €
Ein klar umrissenes internes Tool, das einen konkreten manuellen Prozess durch eine Web-Oberfläche ersetzt. Beispiele: ein Wartungsplaner für 15 Servicetechniker mit Auftragsliste und Zustandsdokumentation; eine Inventur-App, die das Excel-Drama ablöst; ein Buchungssystem für interne Räume mit Kalender-Sync.
Drei bis fünf Datenbanktabellen, ein Login, zwei bis drei Rollen, vielleicht ein Export nach Excel oder DATEV. Hosting auf einem kleinen EU-Server, einfacher Deployment-Workflow. Realistische Bauzeit: vier bis acht Wochen.
Klasse 2 — Geschäftsanwendung · 18.000 € bis 45.000 €
Eine ausgewachsene Web-Applikation, mit der mehrere Abteilungen oder externe Kunden arbeiten. Beispiele: ein Kundenportal mit Aufträgen, Dokumenten und Status; eine Branchen-SaaS für Handwerksbetriebe mit Angebot, Auftrag, Rechnung, DATEV-Export; ein Live-Dashboard, das aus drei bestehenden Systemen aggregiert.
Zehn bis zwanzig Tabellen, differenzierte Rechte und Rollen, mehrere API-Schnittstellen zu Drittsystemen (ERP, CRM, Buchhaltung). Saubere Test-Suite, Monitoring, dokumentierte Deployment-Pipeline. Realistische Bauzeit: zehn bis zwanzig Wochen.
Klasse 3 — Plattform oder Spezialsystem · 45.000 € bis 250.000 €+
Mehrmandantenfähig, hochverfügbar, regulatorisch sensibel, oder mit hohen Performance-Anforderungen. Beispiele: ein Multi-Standort-POS mit Kitchen Display und Offline-Sync; ein Praxis-Verwaltungssystem mit FHIR-Anbindung; ein internes ISMS- Tool mit Audit-Log und Mandantenmandat.
Mehrere Microservices oder klar getrennte Module, durchdachte Datenarchitektur, Backups und Disaster-Recovery, automatisierte Tests, formale QS, ggf. Penetrationstest vor Go-Live. Realistische Bauzeit: fünf bis zwölf Monate, ggf. mit Folge-Releases.
Was den Preis treibt — und was nicht
Der größte Aufwandsfaktor ist nie „die Sprache“ oder „das Framework“. Es sind in absteigender Reihenfolge:
- Klarheit der Anforderungen. Ein einseitiger, scharfer Funktionsumfang mit klaren Datenmodellen halbiert den Aufwand gegenüber einem „wir sehen mal, wo es hinführt“.
- Integrationen. Eine einzelne saubere DATEV- oder Lexware-Schnittstelle ist ein eigenes Mini-Projekt. Drei Schnittstellen multiplizieren den Aufwand, nicht addieren.
- Datenmigration. Wenn aus einem Altsystem 10.000 unsauber gepflegte Datensätze migriert werden sollen, dauert das Sortieren, Normalisieren, Validieren und Mappen oft so lange wie das Bauen des neuen Systems.
- Anzahl Nutzergruppen + Rechte. Eine Anwendung für „Sachbearbeiter“ ist eine Wochenarbeit. „Sachbearbeiter / Teamleiter / Vorgesetzter / Externer Kunde / Read-Only-Auditor“ ist ein Monat.
- Regulatorischer Kontext. Eine Anwendung, die DSGVO + GoBD + ggf. NIS2 erfüllen muss, hat eine ganz andere Test- und Dokumentations-Last als ein internes Wiki.
Was hingegen kaum Aufwand treibt: Design-Politur, die Anzahl der Buttons, der Wechsel zwischen React und Vue, oder der Streit über Tailwind vs. CSS-Module. Diskussionen darüber sind oft Stellvertreter-Themen — wer hier feilscht, hat das eigentliche Datenmodell noch nicht durchgedacht.
Festpreis oder Aufwand — was passt wann?
Beide Modelle haben Berechtigung. Die ehrliche Faustregel lautet:
Festpreis ist sinnvoll, wenn beide Seiten vor Projektstart wirklich wissen, was gebaut wird. Das geht praktisch nur, wenn es ein klares schriftliches Konzept gibt — entweder vorher gemeinsam erstellt, oder als eigener kleiner Vorprojekt-Block bezahlt. Ohne dieses Konzept ist ein Festpreis entweder zu hoch (der Anbieter polstert sich gegen Unsicherheit ab) oder zu niedrig (Sie bekommen am Ende eine geringere Qualität, weil der Anbieter sonst keinen Cent verdient).
Nach Aufwand mit transparenter Schätzung ist ehrlicher, wenn die Anforderungen genauso unscharf sind, wie sie real meistens sind. Voraussetzung: ein wöchentliches Reporting der erbrachten Stunden, ein klarer Korridor („maximal X Tage, sonst halten wir an und reden“), und das Recht des Auftraggebers, jederzeit nach erbrachter Arbeit zu kündigen.
Was Sie nicht wollen: einen „Festpreis“ ohne Anforderungsdokument. Das ist entweder eine versteckte Aufwandsabrechnung mit Risikozuschlag, oder Sie zahlen für Software, die später anders aussieht, als Sie sich vorgestellt haben.
Tagessatz — eine ehrliche Orientierung
In Deutschland liegt der Tagessatz für erfahrene Full-Stack-Entwickler 2026 zwischen 800 € und 1.400 €. Agenturen rechnen oft 1.200 € bis 2.000 € pro Personentag, weil sie Overhead, Vertrieb, Junior-Quersubvention und Risikozuschlag einpreisen. Ein Freiberufler ohne diesen Overhead liegt strukturell günstiger — und Sie sprechen mit der Person, die tatsächlich die Software baut.
Das bedeutet nicht, dass „günstiger“ automatisch „besser“ ist. Es bedeutet, dass Sie das Preisniveau in eine Stundenzahl umrechnen können, sobald Sie den Aufwand kennen. Ein 10.000-€-Projekt sind bei 1.000 €/Tag zehn Tage Arbeit — und Sie können bewerten, ob das für den Funktionsumfang plausibel klingt.
Drei Beispielprojekte mit echten Zahlen
Damit das nicht abstrakt bleibt — drei typische Konstellationen, jeweils mit dem Bereich, in dem realistische Festpreisangebote liegen würden.
Beispiel A — Buchungssystem für eine Werkstatt
Auftragsannahme, Werkstatt-Termine, Statusverfolgung, Kunden-Benachrichtigung per E-Mail. Drei Benutzer-Rollen, Anbindung an die Buchhaltung (DATEV-Export). Hosting auf IONOS Frankfurt.
Aufwand: sieben bis neun Wochen. Preisrahmen: 14.000 € – 19.000 €.
Beispiel B — Branchen-SaaS für Pflegedienste
Mandantenfähig, Patientenakte (vereinfacht), Tourenplanung, Stundenerfassung, Abrechnung mit Kostenträgern. Mobile App für Pflegekräfte unterwegs.
Aufwand: sechs bis acht Monate.Preisrahmen: 65.000 € – 110.000 €. Hier macht eine Aufwands-Vereinbarung mit klarem Meilenstein-Plan mehr Sinn als ein Festpreis, weil Anforderungen während der Umsetzung typischerweise nachgeschärft werden.
Beispiel C — Multi-Standort-Kassensystem
Drei Filialen, TSE-konform, Kitchen Display für die Küche, Inventur, zentrales Reporting, Offline-fähig. Bestehende Hardware (Bondrucker, Schubladen) bleibt erhalten.
Aufwand: vier bis sechs Monate.Preisrahmen: 38.000 € – 65.000 € für die Software, plus Hardware-Beratung wo nötig.
Was Sie tun können, bevor Sie überhaupt anfragen
Zwei Stunden Vorarbeit auf Auftraggeber-Seite halbieren den späteren Aufwand des Anbieters — und damit den Preis des Projekts. Konkret:
- Den Ist-Prozess auf eine A4-Seite bringen.Wer macht heute was, in welcher Reihenfolge, in welchem Werkzeug? Wo bricht die Kette?
- Den Wunsch-Prozess daneben skizzieren. Wie sähe der Tagesablauf mit dem neuen System aus? Welche Klick-Pfade sollen verschwinden?
- Drei bis fünf Schmerzpunkte priorisieren.Welche drei Probleme MÜSSEN gelöst sein, damit das Projekt als Erfolg gilt? Alles andere ist Bonus.
- Den Datenbestand grob abschätzen. Wie viele Datensätze, in welchen Tools, wie sauber gepflegt? Das beeinflusst die Migrationskosten direkt.
Mit diesen vier Seiten Papier wird das Erstgespräch konkret — und Sie bekommen statt einer Hausnummer eine echte Aufwandsschätzung.
Fazit — und ein ehrlicher Disclaimer
Die Preisspannen in diesem Artikel sind realistisch, aber kein Angebot. Ihr konkretes Projekt kann auch außerhalb dieser Bereiche liegen — nach oben oder nach unten. Was die Bereiche liefern, ist die Größenordnung, an der Sie ein eingehendes Angebot messen können.
Wenn ein Anbieter Ihnen eine Web-Applikation der Klasse 2 für 4.000 € verspricht: misstrauen Sie. Wenn ein anderer für die gleiche Klasse 95.000 € aufruft: misstrauen Sie ebenfalls. Das richtige Maß liegt fast immer in der breiten Mitte — und wer dort liegt, kann Ihnen erklären, woraus sich die Zahl zusammensetzt.